Todas las configuraciones avanzadas de la integración con Altegio se encuentran en la sección «Configuración - Altegio», situada en el menú lateral izquierdo (barra lateral).
En esta sección se recogen los ajustes relacionados con el funcionamiento de las citas online, la gestión de citas, las notificaciones, las plantillas y otras funciones de la integración.
Configuración de la reserva en línea a través del chatbot
En este subsección se encuentran los ajustes principales relacionados con el funcionamiento del chatbot de texto y la función de reserva en línea a través de él. Puedes
encontrar artículos detallados sobre todas las funciones del chatbot en nuestra Base de conocimientos, en el tema «Chatbot».
Modo de prueba
Al activar el modo de prueba, todas las notificaciones sobre las citas de Altegio no se envían a los clientes, sino al teléfono del administrador.
El número del administrador se indica en la sección:
General → Canales de comunicación y notificaciones → Teléfono del administrador.
Esta configuración está pensada para probar las notificaciones de forma segura antes de poner en marcha la funcionalidad.
El funcionamiento del modo de prueba se describe con más detalle en el artículo «Instrucciones para realizar pruebas».
Tiempo de funcionamiento del algoritmo de reservas en línea
Esta configuración determina cuánto tiempo esperará el chatbot a que el cliente responda en el menú de reservas en línea.
Por ejemplo:
- el cliente ha iniciado el proceso de reserva;
- ha seleccionado la primera opción del menú;
- y, a continuación, dejó de responder.
Si el cliente vuelve tras un tiempo superior al límite establecido, el chatbot ya no podrá continuar con el guion y el cliente tendrá que volver a iniciar la reserva desde el principio.
Añadir un paso para seleccionar al empleado
Al activar esta configuración, durante el proceso de reserva en línea aparece un paso adicional para seleccionar al empleado (técnico).
Añadir paso de solicitud de datos personales
Al activar esta configuración, el chatbot solicita además al cliente el apellido, el nombre y el patronímico antes de finalizar la reserva.
Lista de empleados excluidos
No enviar notificaciones si la reserva es para un empleado concreto
Permite seleccionar a los empleados para los que no se enviarán notificaciones al realizar una reserva.
Ten en cuenta que:
- esta configuración solo afecta a las plantillas de notificaciones de Message Help;
- las notificaciones enviadas por el módulo de notificaciones de Altegio no se rigen por esta configuración;
- la lista de empleados se genera automáticamente a partir de los empleados creados en las sucursales de Altegio.
Enviar una notificación si hay otros empleados en los servicios
Esta configuración se utiliza cuando un registro se crea para varios empleados a la vez. Si uno de los empleados figura en la lista de exclusión, pero el registro también incluye a otros empleados que no están en dicha lista, se enviará igualmente la notificación al cliente.
Gestión de registros
En este subsección se encuentran los ajustes para el procesamiento de registros y la confirmación de visitas.
Cancelación de una cita
Hay dos opciones disponibles para gestionar la cancelación.
- El cliente no ha acudido
Al cancelar una cita, se le asigna automáticamente el estado «El cliente no ha acudido».
- Eliminación de la cita
Al seleccionar esta opción, la reserva se elimina por completo de Altegio.
Confirmación del registro
Hay dos formas de confirmar el registro.
- Cambio de estado: tras la confirmación, cambia el estado del registro en Altegio.
- Cambio de color: al confirmar, solo cambia el color del registro sin modificar su estado.
El color del registro confirmado se selecciona en la opción de configuración «Color del registro confirmado».
Cerrar el menú de confirmación de la reserva mediante
Tras enviar el recordatorio, el cliente tiene la posibilidad de confirmar o cancelar la reserva seleccionando la opción correspondiente del menú. Esta configuración determina durante cuánto tiempo permanece activo dicho menú.
Por ejemplo, si se indican 24 horas, transcurrido ese tiempo ya no se procesarán las respuestas del cliente a dicho menú.
Cuántas horas antes de la cita no se podrá cancelar
Determina el tiempo mínimo antes de la visita, tras el cual el cliente ya no podrá cancelar la reserva a través del menú automático.
Por ejemplo, si se indican 9 horas, al intentar cancelar la cita con menos de 9 horas de antelación a la visita, el sistema bloqueará automáticamente la cancelación.
¿Durante cuántos minutos se consideran varias reservas como una sola?
Si un cliente crea varias citas consecutivas durante el tiempo especificado, el sistema las agrupa y envía una sola notificación. Por ejemplo, si el intervalo se establece en 5 minutos, dos citas creadas durante ese periodo irán acompañadas de una sola notificación. Ten en cuenta que esta lógica no se aplica a todas las categorías de plantillas de notificaciones.
Encontrarás más información sobre la confirmación y la cancelación de citas mediante el chatbot en un artículo específico sobre las plantillas de notificaciones previas a la visita.
Opción «No importa» al seleccionar un técnico
Añade la opción «No importa» a la lista de empleados al realizar una reserva en línea a través del chatbot. El cliente podrá seleccionar el servicio sin indicar un técnico concreto.
Utilizar el nombre del servicio para la reserva en línea
En Altegio, cada servicio puede tener:
- un nombre principal;
- un nombre para la reserva en línea.
Al activar esta configuración, el chatbot y las plantillas de notificaciones utilizarán precisamente el nombre que aparece en el widget de reserva online de tus sucursales.
Se recomienda utilizar esta configuración si los nombres de los servicios deben traducirse automáticamente a diferentes idiomas en función de la configuración de idioma de las variables del sistema.
Añadir servicios sin conexión
Se recomienda mantener siempre activada esta configuración. En este caso, todos los servicios, incluidos los servicios sin conexión, se cargarán en la configuración de Message Help, lo que permitirá utilizarlos al configurar las notificaciones.
Si la configuración está desactivada, los servicios sin conexión no se cargarán en el sistema y no se enviarán notificaciones relacionadas con ellos.
Prohibir la eliminación de registros prepagados
Al activar esta configuración, el sistema impide la eliminación de registros para los que ya se haya realizado un pago por adelantado.
Gestión de opiniones
En este subsección se encuentra la configuración relacionada con la solicitud automática de opiniones.
Cerrar el menú de espera de valoración tras
Determina cuánto tiempo puede el cliente interactuar con el menú de solicitud de opiniones tras recibir el mensaje. Si la respuesta del cliente se recibe más tarde del tiempo indicado, el menú se cerrará y la respuesta ya no será procesada por el sistema.
Esta configuración se aplica a las plantillas de solicitud de opiniones que utilizan la funcionalidad del chatbot. Para más información, consulta el artículo «Solicitud de opiniones».
Configuración de las plantillas de felicitación de cumpleaños
Hora de envío de la plantilla de felicitación de cumpleaños
Aquí se indica la hora fija de envío de las felicitaciones en la zona horaria establecida en la configuración del proyecto. Todas las plantillas de felicitación de cumpleaños se enviarán exactamente a esa hora.
Para más información, consulta el artículo «Plantillas de felicitación de cumpleaños».
Configuración de ventas cruzadas
Esta subsección está obsoleta. Próximamente se eliminará del sistema y sus configuraciones ya no se utilizan.
Configuración de registros para las sucursales
En esta subsección se encuentran las configuraciones individuales de cada sucursal.
ID de la sucursal
Muestra el ID numérico de la sucursal en Altegio. Si es necesario, se puede copiar.
Enlace para la reserva
Se indica el enlace al widget de reserva online de la sucursal en Altegio.
Enlace a las opiniones
Permite indicar el enlace a través del cual el cliente podrá dejar una valoración. Puede ser un enlace a la página de valoraciones de Altegio, a Google Maps o a cualquier otro recurso.
Dirección de la sucursal
Se indica la dirección textual de la sucursal o un enlace a un mapa (por ejemplo, Google Maps).
Nota: los campos «Enlace para la reserva», «Enlace a la reseña» y «Dirección de la sucursal» deben rellenarse si se han añadido las variables de sistema correspondientes en las plantillas de notificaciones, ya que en ellas se sustituirán los valores de estos campos.
Categorías de clientes a los que no se envían recordatorios
Aquí se muestran las categorías de clientes creadas en la sucursal de Altegio. Si se selecciona una categoría, los clientes que pertenezcan a ella dejarán de recibir notificaciones sobre citas.
Variables de sistema y traducción
En este subsección se configuran los idiomas de las variables de sistema y, si es necesario, se editan sus valores.
El idioma seleccionado aquí se utiliza por defecto; sin embargo, para cada plantilla se puede especificar por separado su propio idioma de variables. Esto permite crear plantillas multilingües, por ejemplo, con variables en ruso, ucraniano e inglés.
Tareas automáticas
La sección «Tareas automáticas» contiene dos subsecciones:
-
Tareas al cambiar de estado;
-
Tareas en caso de valoraciones negativas.
Aquí se puede configurar la creación automática de tareas cuando cambie el estado de un registro en Altegio o cuando un cliente obtenga una calificación baja. El funcionamiento de esta funcionalidad se describe con más detalle en el artículo sobre la sección «Tareas».